Bagi sebagian orang, rapat adalah
momen mengerikan yang selalu ingin dihindari. Namun sebenarnya, rapat justru
ajang yang paling tepat untuk menunjukkan potensi, belajar dan mengembangkan
diri. “Di sinilah kita dapat belajar cara menganalisis masalah. Rapat juga
membuat kita bisa mempelajari cara berpikir orang lain, termasuk yang lebih
senior,” demikian alasan Rudy Arief, psikolog.
Rapat
menjadi suatu hal yang penting dan tak boleh dilewatkan, karena tujuannya
adalah untuk kemajuan perusahaan. Umumnya, dalam sebuah rapat dibahas evaluasi
tentang kinerja yang telah dilakukan, analisis kekurangan dan kelemahan,
strategi perencanaan, dan lain sebagainya. Untuk itu dibutuhkan ide dan
pemikiran seputar langkah yang akan diambil oleh perusahaan, baik untuk jangka
panjang ataupun jangka pendek.
Ide
dan pemikiran dalam rapat inilah yang menurut Rudy, demikian ia biasa disapa,
menjadi nilai tambah seorang karyawan di mata pimpinan. “Salah satu cara paling
efektif untuk menunjukkan kemampuan kita agar diakui oleh perusahaan, ya,
melalui meeting. Pada saat itulah biasanya pimpinan dapat mendengarkan dan
mengamati langsung pola pikir kita,” ujarnya.
Dengan
berperan aktif saat rapat, kapasitas dan kualitas seorang karyawan dapat
terlihat. Jika kapasitas tersebut dapat membantu perusahaan dalam mencapai
tujuannya, tentu saja karier karyawan bersangkutan juga akan terdongkrak.
Seorang karyawan yang memang memiliki kapasitas dan kualitas akan dianggap
sebagai aset berharga perusahaan.
Untuk
dapat bersinar dalam meeting, pria yang aktif di ADR Advisory ini
mengatakan bahwa karyawan harus dapat mengemas dan mempresentasikan diri dengan
baik. Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut ini:
Penampilan saat
meeting.
Jika
memang rapat yang akan diadakan bersifat formal, sebisa mungkin
berpenampilanlah yang rapi dan menarik. Selain dapat membuat peserta rapat
terkesan, penampilan yang menarik juga akan menambah kepercayaan diri Anda saat
mengemukakan pendapat atau mempresentasikan sesuatu. Penampilan yang baik juga
akan menunjukkan bahwa Anda pekerja yang profesional, mampu memahami situasi,
dan peduli pada citra perusahaan.
Persiapkan
dan pelajari materi, serta pahami permasalahan yang akan dibahas.
Berbicara
di depan umum dan berhadapan dengan banyak orang, apalagi ada pimpinan, buat
sebagian orang mungkin sesuatu yang menakutkan dan butuh keberanian yang besar.
Tetapi, tentu saja kewajiban untuk berperan aktif di dalam acara rapat kerap
tidak dapat dihindari. Salah satu cara untuk meminimalkan ketakutan dan
menambah kepercayaan diri adalah dengan menguasai semua topik pembicaraan yang
akan dibahas. Sebelumnya, lakukan persiapan dengan membuat bahan presentasi
yang menarik, membuat catatan kecil yang berisi poin-poin yang ingin
disampaikan, serta mempelajari semua bahan yang akan dipresentasikan.
Sebelumnya analisis juga permasalahan yang ada, dan buat usulan strategi untuk
pemecahan masalah. Dengan begitu, Anda akan lebih yakin karena benar-benar
paham dengan topik yang sedang dibicarakan.
Gunakan bahasa yang
baik, lugas dan tidak bertele-tele.
Saat
rapat, jangan menjadi orang yang terlalu pendiam atau sebaliknya, terlalu
bertele-tele. Utarakanlah ide dan pemikiran Anda dengan kalimat yang sistematis
dan mudah dimengerti. Sampaikan sesuatu langsung pada inti atau pokok
permasalahan. Jangan berbicara berputar-putar sehingga membuat orang bosan dan
memakan banyak waktu. Jadilah orang yang konsisten pada perkataan, dan tetap
fokus pada pokok pembicaraan. Jika ingin menyampaikan sesuatu yang rumit dan
membutuhkan penjelasan yang panjang, gunakan sistem poin-poin. Contohnya, “Saya
akan menjelaskan hal berikut dalam lima poin. Pertama, …, kedua …,” dan seterusnya.
Hal ini akan mempermudah orang lain memahami yang Anda sampaikan, sekaligus
mencegah interupsi dari peserta rapat lain sebelum penjelasan tersebut selesai
diutarakan.
Gunakan intonasi dan
bahasa tubuh yang baik.
Pahami
benar situasi rapat. Gunakan bahasa tubuh dan intonasi yang mantap agar
meyakinkan. Tetapi, jangan sampai terlihat terlalu percaya diri sehingga
terkesan sombong. Berdiri atau duduklah dalam posisi tepat dan nyaman. Saat
berbicara, jangan lupa melakukan kontak mata dengan setiap orang yang berada
dalam ruangan.
Berikan pemikiran,
ide, atau solusi yang jelas dan dapat dilakukan.
Hindari
memberikan solusi atau ide yang abstrak. Kualitas dan kemampuan seseorang
dilihat dari idenya yang cemerlang dan konkret. Artinya dapat diaplikasikan dan
sesuai dengan kondisi perusahaan. Menyampaikan gagasan yang tidak masuk akal
justru akan memperburuk citra. Ketika kita berbicara lagi, orang akan malas
mendengarkan apa dikatakan. Jadi, perhatikan dan pertimbangkan dengan benar
setiap gagasan. Jangan sekadar asal bicara agar terlihat aktif di
dalam meeting.
Simak dan dengarkan
pendapat orang lain dengan baik.
Jika
ingin orang lain mendengarkan ketika kita berbicara, jangan lupa untuk
mendengarkan dan memberi perhatian juga pada orang lain yang sedang berbicara
di depan. Dalam sebuah rapat kerja, Anda tak hanya dituntut untuk menjadi
seorang pembicara yang baik, tapi juga seorang pendengar yang baik. Dengan
menjadi pendengar yang baik, Anda akan lebih banyak mendapat masukan sebagai
bahan tambahan untuk solusi atau ide.
0 comments:
Post a Comment